Интервью с Егором Кушмаунса, консультантом и тренером в Agile Management и Scrum. Рубрика Be great together powered by Tekwill

Это даже не интервью в полном смысле слова. Это советы профессионала тем, кто попал в ситуацию организовать работу бизнеса онлайн, а до этого не особенно сталкивался с методами и принципами удаленной работы.

Егор, привет, с чего начнем?

С перечисления основных проблем, с которыми сталкивается компания, которая неожиданно уходит на удаленную работу.

Перечисляй.

Первое. Создается много чатов или группа в нескольких мессенджерах. В чаты или в группу валится поток информации, реплики, смайлики, лишние сообщения. Если кто-то еще помнит «тетрис», то очень скоро ситуация становится похожей на игру на 11-12 уровне. Рано или поздно рациональное общение хоронится под грудой малозначимых сообщений. 

Второе. Начинает хромать дисциплина. Находясь дома, люди начинают «опаздывать» на назначенные онлайн встречи. У кого-то собака, у кого-то ребенок разлил воду в коридоре. Так или иначе, появляются опоздания, а кто-то может встречу даже пропустить по “уважительной причине”.

Третье. Нет прозрачности. Раньше директор компании, начальник департамента или руководитель группы знал, чем занимается каждый сотрудник. Визуальный мониторинг команды на рабочих местах, возможность подойти к сотруднику за его рабочим местом и face2face (лицом-к-лицу) обсудить задачи и проблемы, при удаленной работе недоступен. При переходе на удаленную работу, особенно при таком незапланированном, как сейчас случился, удаленная работа чревата потерей контроля над слаженной работой команды. 

Назвал проблемы, называй и решения…

Для потока сообщений. Необходимо централизовать его, если он был в разных чатах и стоит выбрать для централизации не группы в мессенджерах, а уже доказавшие свою эффективность решения. Я бы предложил выбор из двух вариантов. Это такой инструмент как Slack или майкрософтовское детище – Skype for business. 

Что из них выбрать?

Я бы ответил так. Стоит учесть такие факторы, как «что покажется удобнее», «что предпочитают ваши ведущие клиенты» – например, я работал с клиентами из Англии, они предпочитали Slack, понятно, что для лучшей координации и мне было удобнее в Slack. Ну и насколько вы «завязаны» на решениях от Microsoft. Если вы к ним привыкли, то Skype for business будет для вас привычнее. Но при любом выборе, главная выгода для вас, это то, что вы лучше структурируете удаленную коммуникацию вашей команды.

Следующий совет?

Видео конференции. Невербальное общение ни в коем случае не стоит недооценивать. Текст и голос несут большие объемы информации, но бывают обсуждения, когда вам лучше видеть лицо и эмоции собеседника. Для этого лучше всего подойдут Zoom, Google Hangouts или Discord, которым привыкли пользоваться игроки в сетевые игры для коммуникаций друг с другом. 

Итак, повторяю. Структурировать и децентрализлвать обмен информацией. Добавить инструмент для видеоконференций. Что еще? 

Для решения проблемы потери прозрачности и контроля над проектом подойдут такие программные решения, как Trello, Jira или Asana. Их главное достоинство, так называемый Kanban Board. Доска задач, другими словами. Вы можете визуализировать задачи, над которыми работаете. Вы можете разделить работы на выполненные, те что в процессе и те, что стоят в очереди к выполнению. В результате вы сможете повысить прозрачность проекта для управления.

Что бы ты выбрал из перечисленных инструментов?

У каждого есть плюсы и минусы, но наиболее распространенное open source решение, это, наверное, Trello. 

Хорошо. Инструменты для работы выбраны. Какие главные рекомендации по организации работы, когда инструменты уже работают, вся команда в них зарегистрирована, и вся команда умеет ими пользоваться?

Наверное, не стоит сейчас начинать полноценную лекцию по Agile, Scrum и Management 3.0.  Что бы я посоветовал в первую очередь, это ввести привычку проводить ретроспективные встречи.

Начинается заговор профессионалов. Давай проще…

Давайте еще проще. Раз в неделю, например, собираете команду и задаете только три вопроса. Что было хорошо? Что было плохо? И что можно улучшить? И фиксируете решения. В принципе это называется agreements (договоренности). Срок неделя – условный, можно и две, не рекоменудуется чтоб это было более месяца. Это могут быть встречи по окончании любой итерации в работе над проектом (достигнутые цели итерации) которую вы себе наметите. 

Давай еще пару важных советов, и заканчиваем, не перегружаем информацией…

Ок. Для каждой «встречи» определяйте и рассылайте заранее команде цель и план встречи. Люди должны заранее знать, что и зачем будет обсуждаться. Тоже заранее стоит определить time line, сколько времени будет обсуждаться каждый вопрос. И, последнее на сегодня, сделайте «парковку» для нерешенных задач и проблем. В том же Trello, как отдельную доску задач. Чтобы вы совместно с вашей командой могли туда набрасывать приоритезированные задачи и проблемы, с которыми сталкиваетесь и которые важно решить сейчас либо можно будет отложить до следующей Ректроспетивы. 

Все?

Ну и надеюсь не последняя рекомендация. Найдите золотую середину между доверием и контролем команды. И для того чтобы уберечь себя и своих коллег от упрвленческих ошибок и в тоже время узнать еще больше экспертных мнений об удаленной работе и гибких методолгих менеджмента  -  подписывайтесь на наш телеграм-канал: https://t.me/beagilemd

Если кризис затянется, вернусь к тебе за новой порцией советов….

Моя поддержка – Tekwill

Если вы учитель, или среди ваших знакомых есть учителя, то эта информация для вас. Вы можете сами стать частью команды, записывающей уроки для школьников или рассказать об этом вашим знакомым учителям. Для получения более подробной информации пишите на elearning@ict.md