Если вы будете знать бэкграунд Алины, то вы по-другому воспримете само интервью. Поскольку мы знакомы уже три года, а знакомство наше началось с интервью, то хочу коротко представить Алину.

Родилась в Кишиневе. Высшее образование получала в Будапеште, по специальности бизнес-администрирование. Дипломная работа была посвящена финансам в исламском мире. Это, в том числе, послужило причиной переезда в Дубай. Три года работы в HoReCa в Дубае. После работала на Бали, изучала возможности открытия бизнеса в Мексике. В итоге, в 25 лет, вместе с партнером начала строительство своего небольшого эко-резорта на Филиппинах. В COVID туристический бизнес на Филиппинах практически замер. Алина с партнером продали гостиницу, и она вернулась в Молдову.

Теперь – интервью.

Алина, привет. Я в предисловии к интервью коротко представлю, чем ты занималась до возвращения в Молдову. Так что давай начнем уже с этой точки, с твоего возвращения. Тем более, что, хоть мы и сотрудничаем по бизнесу, но полной истории я тоже не знаю.

А может сразу начнем с моего агентства и разговора о рынке услуг ассистентов в Молдове?

Нет. Твой личный бэкграунд тоже принципиально важен, ведь речь идет об очень персонализированных услугах. Если ты подбираешь мне ассистента, то я хочу, сначала, лучше понимать КТО мне подбирает ассистента. Совсем другой уровень доверия.

Хорошо. Но я тогда коротко. Хотя я обдумывала бизнес в сфере HoReCa в Молдове, но период пандемии точно был не лучшим для таких начинаний, и я приняла предложение поработать в международной ИТ компании в качестве личного ассистента регионального руководителя.

Можешь назвать компанию?

Pentalog.

Знаю. Делал когда-то интервью с ними. Основана во Франции, но работает во многих странах мира. Персонал около 1500 человек? Так?

2000 во всей компании. Это было тогда, сейчас, наверное, больше.  Но я работала ассистентом у женщины, которая руководила румынским и молдавским офисом. В этих двух офисах работает около 1000 человек, именно здесь сосредоточена большая производственная часть компании, есть еще офисы во Вьетнаме и Мексике. 

Но ты же не уезжала в Румынию?

Я работала удаленно, все-таки для ИТ-компаний культура удаленной работы является привычной, кроме того, еще была пандемия и весь мир работал удаленно.

Какие задачи ты закрывала как личный ассистент?

На мне была организация ее рабочего графика, назначение встреч внутри компании, первичный просмотр и сортировка переписки, ей на почту бывало приходило до 1000 писем в день, общение с ее подчинёнными и организация корпоративных ивентов.

Тоже удаленно?

Я быстро привыкла. Главное было ни на один день не останавливаться. Потому что 1000 писем ты можешь вывести «на ноль» к концу недели, а вот 2000 – уже вряд ли.

И сколько ты проработала в Pentalog?

Два года. Я уже была в декрете, параллельно, как ассистент, вела еще несколько бизнесменов, тебе, в том числе, организовывала переводы, и, в какой-то момент, увидела, что время, которое я трачу на Pentalog я могу использовать более эффективно, «работая на себя». То есть я продолжала оказывать ассистентские услуги, но уже не как подчиненная, а как фрилансер или, можно считать, как начинающий предприниматель, который первый опыт работы хочет получить лично, чтобы потом суметь максимально качественно его организовать.

Открытие AssistMatch относится к этому периоду?

Да, я открыла агентство в марте 2023 года уже четко представляя себе рынок и запросы клиентов.

В Молдове есть спрос на личных ассистентов?

Бесспорно. Причем, не только на ассистентов. Хорошие профессионалы нужны всем, кадровый голод все испытывают на себе. Поэтому мы берем в работу и другие административные функции – менеджеров среднего и высшего звена, ассистентов бухгалтеров, юристов. По сути, это все вспомогательные звенья для предпринимателей, так же, как и личный ассистент). По ходу работы, из запросов клиентов, я для себя сформулировала еще два направления услуг – консьерж-услуги и подбор экспертов по заданной тематике.

То есть теперь ты занимаешься не только подбором личных ассистентов?

Не только. В AssistMatch можно заказать и консьерж-услуги, и подбор эксперта. Также можно не брать себе на работу ассистента на полный рабочий день, а воспользоваться услугой «виртуального ассистента» на аутсорсинге, когда эти задачи мы берем на себя. То есть мы не нанимаем никому в штат сотрудника а берем админ задачи на себя.

Итак, начнем с ассистента? Что делает ассистент, которого ты подбираешь?

Мы говорим о бизнес-ассистенте. Его задачи связаны с твоим бизнесом, а главная задача –высвобождать твое рабочее время, самый ценный ресурс.

Как декларация звучит замечательно, но как это происходит на практике?

Ты даешь ассистенту доступ к календарю и деловой переписке. Задача ассистента не только механическое занесение в календарь времени встреч и сортировка почты на спам и письма, которые адресованы уже тебе. Хороший ассистент должен вникнуть в то, как построен твой процесс общения и постараться его оптимизировать. Вот мой личный пример, чтобы тебе было понятнее. Когда я пришла работать ассистентом в Pentalog, я обратила внимание, что у моей «шефини» встречи следуют одна за другой, без перерыва. Это приводило к тому, что в действительности она часто задерживала начало встреч, а уж на себя, даже на просто выпить кофе и перекусить, у нее времени не оставалось. Я предложила укорачивать встречи с часа до 45 минут и между встречами делать обязательно окошко на 10-15 минут. В итоге она перестала опаздывать на встречи, начала нормально питаться, у нее появилось время для часа личной работы и саму работу она стала заканчивать не в 21.00, а в 19.30.

Получается, что ассистент «интегрируется» в мое время?

Очень сильно. Он может, по твоему желанию, стать буфером между тобой и твоими сотрудниками в решении технических вопросов, накапливать их и передавать тебе разом, не каждый день, а раз-два в неделю. А потом «возвращать» им ответы.

Это все удаленно?

Зависит от тебя и от твоего бизнеса. В ИТ-компании это действительно несложно организовать удаленно, особенно если удаленная работа – часть вашей корпоративной культуры. Но если твой бизнес работает «вживую» с клиентами и в обязанности личного ассистента входит и общение с клиентами, то, конечно, он тогда работает полный рабочий день у тебя в офисе.

Ты выделила консьерж услуги отдельно. А что, личный ассистент не может мне спланировать личную поездку с семьей в отпуск?

Может. Но в отдельных случаях он сам будет искать сервис консьержа, чтобы с его помощью решить твои задачи. И, очень часто, бизнесмен привык обходиться без личного ассистента, а вот консьерж-услуги ему необходимы. Когда не каждый день ищешь трансфер в Токио, Сингапуре или Барселоне, то точно потратишь больше времени и, вероятно, больше денег. Или, возьмем задачи попроще – найти в Кишиневе эксклюзивный подарок, арендовать автомобиль, арендовать квартиру. Консьерж услуга может быть одноразовая, но кому-то будет удобен абонемент. Мы готовы работать и так, и так.

И, кстати, кто часто обращается к услугам консьержа у нас в Молдове, это туристы и экспаты, ведь им трудно бывает сориентироваться в наших местных условиях.

Хорошо. Будем считать, что общие рамки услуг ассистента и консьержа мы обозначили. Ты говорила еще о подборе экспертов…

Ты не задал мне вопрос, который задают все.

Что я пропустил?

Сколько стоят услуги личного ассистента, если речь идет о полном рабочем дне.

Сколько?

От 10 до 20-25 тысяч леев. Я уже собрала определенное портфолио ассистентов, так что при запросе могу дать для собеседования несколько кандидатов, ведь психологическая совместимость тоже важна, а ее в CV не опишешь. Кроме того, я недавно основала клуб AssistMatch для ассистентов, где мы с другими ассистентами общаемся уже оффлайн, формируем коммьюнити, прокачиваем навыки и делимся опытом. Это очень полезно для начинающих ассистентов, помогает им формироваться как профессионалам.

Вернемся к экспертам.

Эксперты----пока на стадии идеи. Но потребность я вижу. На рынке есть потребность в знаниях. Люди готовы платить за информацию, тренинги, форумы. Сейчас моя задача набрать связей с экспертами из разных сфер, наших и международных, от юристов до дизайнеров. В перспективе хочу создать платформу, где разные эксперты смогут продавать свои консультации и тренинги, а я, с другой стороны, смогу посоветовать клиенту какой именно эксперт ему нужен именно под его задачу.

Тут я готов с тобой поделиться своей базой. Но это уже за рамками интервью. А, так я в 2024 году взял на себя задачу рекомендаций внутри моего коммьюнити, то я закончу интервью своей личной рекомендацией.

Какой?

Рекомендую тебя как эксперта по подбору личных ассистентов. Хотя нет, с поправкой на интервью и как специалиста, который может организовать консьерж-услуги и подбор эксперта.