Ариана, добрый день. Мы давно не виделись, за это время у вас появилась собственная компания – Protocol Group. Давайте с нее и начнем. Чем занимается компания?

Protocol Group помогает компаниям организовывать мероприятия. Причем наша особенность в том, что в основе всего, что мы делаем, лежит профессиональный протокол.

Зная вас, я понимаю, что за словом «мероприятия» в вашем случае стоит вполне определенная специализация. Ведь само понятие очень широкое, это может быть и концерт, и вечеринка, и свадьба. На чем специализируется Protocol Group?

У компании два основных направления. Первое – тренинги и обучение, которые я провожу лично. В основном они связаны с протоколом, этикетом и имиджем компаний и государственных учреждений. Но ко мне могут обращаться и индивидуально, тогда мы составляем программу исходя из того, что конкретно человеку необходимо проработать. Второе направление – организация мероприятий. Здесь уже работает вся команда Protocol Group, сегодня нас девять человек.

И, как я понимаю, ваша работа над мероприятием начинается задолго до того, как придут первые гости?

Конечно. Мы не просто организуем сам день мероприятия. Можем заранее взять на себя коммуникацию с прессой, продвижение, продажу билетов, разработать план и стратегию подготовки. То есть если мероприятие запланировано, например, на сентябрь, наша работа может начаться за несколько месяцев до него.

А вы занимаетесь еще и освещением, и продвижением мероприятия?

Да. Это специализация части нашей команды.

А вторая часть?

Вторая отвечает непосредственно за логистику мероприятия. И эти две части команды работают вместе, одна без другой просто не может. Насколько я знаю, такой комплексный подход на нашем рынке встречается редко. Да, есть компании, которые занимаются сценой и логистикой, есть те, кто отдельно отвечает за охрану. Но у нас все эти направления мы соединяем в рамках организации одного мероприятия.

Отдельно хочу отметить, что у нас присутствует совсем редкое направление работы для ивент компаний…

Какое?

Мы можем взять, помимо продвижения ещё и поиск партнеров. У нас большая база потенциальных партнеров. Мы готовим предложения, разрабатываем партнерские пакеты, пишем письма, проводим встречи. Причем партнерство не обязательно означает только финансовую поддержку. Иногда для мероприятия важно само присутствие определенного бренда и его имя среди партнеров.

Если вы сами находите партнеров и ведете с ними переговоры, как это работает финансово? Вы получаете комиссию за привлеченного партнера?

Нет, это входит в общий контракт на организацию мероприятия. Еще на этапе обсуждения я спрашиваю клиента: нужна ли помощь с привлечением партнеров, планируется ли продажа билетов или мероприятие будет только по приглашениям. От этого уже зависит объем нашей работы и, соответственно, стоимость контракта. И мы заранее определяем, какие задачи берем на себя в рамках конкретного мероприятия.

То есть у вас фиксированная стоимость услуг, а не процент от бюджета мероприятия?

Да. Мы принципиально не работаем по модели, когда агентство получает, например, 10% от общей стоимости мероприятия. У нас цена зависит от сложности проекта, объема работы и времени команды. Каждая услуга считается отдельно: коммуникация с прессой, рассылка приглашений, разработка концепции, присутствие команды на мероприятии, поиск партнеров и так далее.

По сути своего рода модули, из которых клиент собирает именно то, что ему нужно?

Именно. Например, клиенту не нужна коммуникация с прессой, но нужна разработка концепции и наша команда непосредственно на мероприятии. Значит, в контракт входят только эти услуги. При этом в процессе подготовки мы можем увидеть, что проекту, например, все-таки нужны партнеры. Я могу это предложить, а клиент уже решает. Если он соглашается, мы добавляем эту услугу и корректируем контракт.

Как давно Protocol Group занимается организацией мероприятий?

Уже два года.

Первый проект обычно запоминается лучше всего. Какое мероприятие стало первым для Protocol Group?

Оно было бесплатным. Я сознательно заключила контракт на организацию мероприятия без оплаты наших услуг, но с условием, что мы можем снять и сфотографировать весь процесс нашей работы. Мне было важно показать не просто готовый результат, а нашу команду в работе, чтобы потом использовать эти материалы как первое портфолио Protocol Group.

Что это было за мероприятие?

Экономический форум в Молдове с участием президента и представителей королевской семьи Румынии. Сам форум был бесплатным для участников, и я решила, что с нашей стороны это тоже будет своего рода вкладом в его организацию. В итоге мы получили хороший материал для портфолио, с которым уже могли идти к другим компаниям и предлагать свои услуги. И дальше все начало развиваться довольно быстро.

Я помню еще по нашему прошлому интервью, что вы написали книгу о протоколе. То есть у Protocol Group есть преимущество, которое сложно скопировать. Это ваши личные знания и опыт, ведь вы фактически заложили их в ДНК компании?

Да. И когда я беру человека в команду, один из первых моих вопросов «нравится ли тебе протокол?». Потому что это очень ответственная работа. Ошибка в протоколе может повлиять не только на само мероприятие, но и на имидж человека или компании, которые за ним стоят. Никто потом не будет разбираться, кто из сотрудников неправильно поставил флаг или допустил другую ошибку. Все увидят имя руководителя или компании. Поэтому для меня важно, чтобы каждый в команде понимал ценность протокола и относился к деталям так же серьезно, как отношусь к ним я.

Давайте тогда определим для читателя, когда вы говорите «протокол», что именно вы вкладываете в это понятие?

Для меня протокол – это прежде всего уважение к международным и национальным нормам и внимание к деталям. Даже логистику мероприятия нельзя выстраивать просто потому, что «так красивее» или «мне так нравится». Прежде чем составить программу, я должна понимать масштаб мероприятия, кто будет среди гостей, какие страны представлены, какие есть культурные особенности. Если встречаются представители Молдовы и Румынии – это уже один набор деталей, если приезжает делегация из другой страны – другой.

Вплоть до того, что будет стоять на столе и какие флаги будут в зале?

Конечно. Мы, например, сделали большую инвестицию в собственную коллекцию флагов, больших и настольных. Собирали ее исходя из стран, с которыми у Молдовы есть дипломатические отношения. И флаг уже хороший пример того, почему протокол важен. Недавно я увидела интервью, снятое в очень красивом офисе: мебель, декор, цветы – все продумано. А флаг Молдовы стоит вверх ногами.

И профессиональный глаз уже не позволяет этого не заметить?

Абсолютно. Я такие вещи вижу сразу. Для кого-то это мелочь, а для меня протокол как раз и заключается в серьезном отношении к деталям, которые могут казаться незначительными. Поэтому я сама продолжаю этому учиться и постоянно обучаю свою команду.

Какие мероприятия из портфолио Protocol Group вам самой хотелось бы отметить?

Например, мероприятие для Magenta, на котором вы, кстати, тоже были. После него мне позвонили, наверное, человек пятнадцать из разных компаний со словами «Хотим, чтобы вы сделали нам так же».

То есть это уже своего рода визитная карточка получилась?

Да. Причем там полностью была наша концепция от начала до конца. Цветовая гамма, оформление зала, ковер, цветы. Мы продумывали каждую деталь. Например, выбрали розовые розы не просто потому, что они красиво смотрелись. Для меня важно понимать символику цветов, которые появляются на мероприятии. Я никогда не поставлю цветок только потому, что он красивый.

Получается, что случайных деталей вообще не бывает?

Стараемся, чтобы не было. Кто-то скажет «зачем тратить время и выяснять значение цветка?». Но среди гостей обязательно найдутся люди, которые обратят на это внимание. И если они заметили эту деталь и правильно ее прочитали –  значит, мы хорошо сделали свою работу.

А самое масштабное мероприятие, которое вы уже организовывали? Сколько человек?

Около 500 человек на форуме. Но масштаб я бы не измеряла только количеством гостей. Например, официальный ужин на 130 человек может быть не менее сложным, там уже нужно продумать прием и рассадку каждого гостя, сервировку, меню и весь ход вечера.

Официанты, понятно, были не ваши. Но уже на месте их работу координировали вы?

Да. Мы заранее передаем им всю информацию о гостях: кто веган, кто не ест мясо, кто не употребляет алкоголь. Обозначаем места и вместе с официантами готовим стол. А на некоторых мероприятиях я сама занимаюсь сервировкой. У меня даже есть специальный инструмент, профессиональная линейка для сервировки стола.

Линейка для сервировки?

Да. Вы, кстати, были на одном из ужинов, где я с ней работала, в Palatul Republicii. Я приехала примерно за четыре часа до начала, и сама сервировала стол почти на 90 человек. Каждая карточка с именем, тарелка, вилка, нож и стакан. Все должно находиться на одинаковом расстоянии. И эти расстояния не я придумала, это нормы этикета сервировки.

То есть вы буквально измеряете стол в сантиметрах?

Именно. Причем это необычная линейка, у нее ноль находится посередине. Я совмещаю его с центром тарелки и уже от этой точки вправо и влево выстраиваю всю сервировку по стандартам. В итоге дело не только в том, что стол выглядит идеально. Правильная сервировка создает для гостя комфорт, а это уже одна из главных задач протокола.

Этикет в том числе и заранее продуманный комфорт для человека?

Гость не должен сидеть зажатым между другими людьми, бояться задеть бокал или случайно взять соседнюю вилку. У каждого за столом должно быть свое пространство, в котором ему удобно. Но этим все не заканчивается. Мы продумываем меню, музыку, встречу гостей, рассадку и даже то, как человек пройдет от входа до своего места.

Вплоть до того, что вы заранее знаете, кого именно будете встречать?

Обязательно. Помните сцену из «Дьявол носит Prada», где героине подсказывают имена подходящих гостей? У нас примерно так же. Перед мероприятием команда получает список гостей и изучает их в лицо. Если ожидается 80 человек и нас восемь, условно распределяем по десять гостей на каждого сотрудника.

Чтобы человек даже не успел начать искать себя в списках?

Мы видим его на входе, сразу встречаем, регистрируем и провожаем к месту. Гостю не нужно стоять и искать свое имя или разбираться, куда идти. Для него все должно происходить максимально естественно и комфортно.

Кстати, если говорить уже о действительно больших масштабах, вы ведь участвовали и в подготовке саммита, когда в Молдову приехали десятки европейских лидеров?

Да. Тогда Protocol Group еще не существовало, я участвовала как консультант и была включена в отдельные процессы. Подготовка шла около полугода. Конечно, мероприятие такого масштаба делала огромная команда, поэтому я не могла быть задействована во всем, но в нескольких направлениях подготовки участвовала непосредственно.

Если бы вы впервые представляли Protocol Group важному для вас клиенту, на чем бы вы акцентировали его внимание?

Первый акцент — то, что в основе нашей работы действительно лежит протокол. Для нас главное, не допустить ошибок и обеспечить максимальный комфорт гостям. И то, и другое возможно только тогда, когда ты хорошо знаешь нормы протокола. Насколько я знаю, сегодня ни в Молдове, ни в Румынии нет компаний, которые строят организацию мероприятий именно на этой основе. У нас в офисе библиотека примерно из 150 профессиональных книг на разных языках, и команда постоянно учится. Если возникает вопрос, я хочу не предполагать, как будет лучше, а точно знать, как будет правильно.

Все-таки Protocol Group, не просто название. Протокол действительно зашит в основу вашей работы. А второй акцент?

Обучение. Я провожу тренинги по протоколу и этикету для бизнеса и государственных учреждений. Для компаний это прежде всего бизнес-этикет, для государственных структур — национальный и международный протокол. Есть отдельное направление для HoReCa, обучение персонала ресторанов и отелей тому, как создавать максимальный комфорт для каждого гостя.

То есть вы оставляете после себя работающий стандарт?

Именно. Недавно, например, я работала с командой одного ресторана. Мы разделили весь персонал на три группы и обучили всех сотрудников. В результате у них появился единый стандарт, который команда начала применять сразу после окончания курса. Для меня это и есть результат обучения.

Ваше знание протокола ведь не только из книг, ведь вы четыре года работали в Президентуре Республики Молдова?

Я была консультантом по протоколу и международным связям и за это время работала с двумя президентами. Этот опыт лег в основу книги, которую я написала. И сейчас у меня в работе две книги.

А новые книги о чем?

Одна — о бизнес-протоколе. Вторая — об организации мероприятий, причем именно с точки зрения исполнителя, а не руководителя команды. Я хочу сделать своего рода практическое руководство, чтобы специалист получил задачу и уже понимал, как ее правильно выполнить, не задавая организатору полторы тысячи вопросов.

То есть фактически инструкция для человека, который работает «в поле»?

Да. Это очень нишевая тема, но я вижу, что интерес к ней есть. Моя первая книга вышла на русском и румынском языках, ее покупают государственные учреждения, компании и просто люди, которым интересен протокол. До 2021 года я участвовала и в международном профессиональном конкурсе в России, где получила награду за вклад в развитие профессии протоколиста. Для меня это было особенно приятно, потому что протоколом я занимаюсь не потому, что это какой-то сверхприбыльный бизнес. Мне действительно нравится эта профессия, и хочется развивать ее дальше.

Получается, это почти как та самая профессия из фильмов про королевские дворы. Человек, который знает, где должен стоять каждый стул и лежать каждая вилка.

На самом деле так и есть. Например, британская королевская семья при подготовке официальных приемов использует те же инструменты, что и я - специальную линейку для сервировки и натянутую нить, по которой выравнивают стулья вдоль длинного стола. В протоколе даже такие мелочи имеют значение.

Интересно, может быть, у вас есть история, после которой вы сами посмотрели на свою профессию немного иначе?

Была. После одного мероприятия я на следующий день проснулась настолько физически вымотанной, что впервые серьезно подумала: «А тем ли я вообще занимаюсь? Может быть, я выбрала не ту профессию?».

Теперь уже интересно, что там произошло...

Мы полгода готовили мероприятие на открытом воздухе примерно на 400 человек. Красная дорожка, флаги разных стран, специальный подиум для фотографий, мягкие стулья для симфонического концерта, все было полностью готово. Больше всего мы переживали за погоду. Я две недели каждый день смотрела прогноз, и даже утром в день мероприятия он обещал солнце.

И, конечно, именно в этот день погода решила проверить Protocol Group на прочность?

Еще как. Сначала начался настолько сильный ветер, что флаги просто не держались. На основание каждого пришлось класть по 25 килограммов камней. Я боялась, что флаг упадет на кого-нибудь из гостей. Ветер сносил даже стеклянные вазы с водой, цветами и камнями внутри. За день мы, наверное, раз десять заново собирали один и тот же декор.

За три с половиной часа до начала пошел ливень с градом. Минут 35. И все 400 мягких стульев, которые мы расставили для гостей, промокли насквозь. Мероприятие проходило в Castel Mimi, поэтому быстро найти необходимое оборудование было непросто. В соседнем селе мы нашли Kärcher для химчистки мебели. И тут выяснилось, что один из моих сотрудников раньше работал в компании по чистке мебели. Я ему сказала: «Все, что ты делал до этого момента, отменяется. У тебя три с половиной часа, чтобы спасти 400 стульев».

При том, что через час снова мог пойти дождь.

Именно! И все это время клиент хотел сохранить мероприятие на улице. Поэтому продолжали бороться с погодой. Укрепляли флаги камнями так, чтобы этого не было видно на фотографиях, заново ставили декор, меняли разбитые вазы. Красную дорожку пришлось срочно заменить на более тяжелую и буквально приклеивать к земле. Конечно, когда вся команда занята этим, где-то уже невозможно работать по нашему обычному стандарту. Например, начать встречать гостей настолько заранее, насколько мы привыкли. Но мероприятие состоялось.

И после этого утром вы решили, что, может быть, пора менять профессию?

Я действительно об этом подумала. А потом рассказала все знакомому, который тоже занимается организацией мероприятий. И он мне сказал «Ариана, наоборот, ты занимаешься именно тем, чем должна. Я просто не знаю другого человека, который справился бы с такой ситуацией». И, наверное, для меня это стало хорошим напоминанием о том, что наша работа выглядит красиво только со стороны.

То есть Protocol Group это не только про костюмы, идеальная сервировка и встреча президентов?

Совсем нет. Я об этом сразу предупреждаю новых сотрудников. Сегодня ты в костюме встречаешь высокопоставленных гостей, а завтра берешь веник и убираешь разбитое стекло, несешь десятикилограммовый камень, чтобы закрепить флаг, или сидишь на земле и приклеиваешь ковер. Но мне это нравится и, надеюсь, результаты нашей работы нравятся нашим клиентам.